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    安徽工業大學聲像檔案管理暫行辦法
    2011-03-22 15:10  

    校辦[2004]13

    2004615制發

        為了提高我校聲像載體檔案(以下簡稱聲像檔案)工作的質量和管理水平,更好地開展利用聲像檔案信息資源,有效地為學校工作服務,依據《中華人民共和國檔案法》,國務院頒發的《音像資料管理規定》及國家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規,結合我校實際情況,特制定本辦法。

     

    第一章  基本原則

        第一條  聲像檔案是指在我校各項工作和社會公務活動中直接形成的具有保存價值的以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式的記錄,包括照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤、芯片以及說明文字等。

        第二條  聲像檔案是我校檔案的重要組成部分,由檔案室實行集中統一管理。攝錄人員或承辦部門整理后應及時移交綜合檔案室歸檔,任何個人不得據為己有。

        第三條  聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門(單位)的工作職責之一。學校各部門(單位)要根據聲像檔案載體的特點把聲像檔案的工作納入自己的管理制度中,與各項管理工作緊密結合,實行制作工作和建檔工作同步管理。即制作人員接受任務與接受聲像材料的歸檔要求同步。大力開發信息資源,為提高本校的教學、科研管理工作水平服務。

        第四條  聲像檔案是特殊載體,它的記錄形式及制作方法、保管條件、利用方式均和紙質載體不同,必須遵循聲像載體的特點和規律進行特殊管理。

    第五條       聲像檔案工作應列入檔案工作發展規劃,在經費、庫房設備和人員配備等工作條件上予以保證。

     

    第二章  聲像檔案的收集范圍和要求

    第六條  聲像檔案的收集范圍:具體見附件1。

        第七條  聲像檔案的歸檔要求

    1、歸檔的聲像材料必須反映聲像制作活動內容的全過程,保證完整、準確、系統。

    2、歸檔的聲像材料要求是原版、原件,圖像清晰、聲音清楚,(照片不能在櫥窗展出后再歸檔)。

    3、凡歸檔的聲像材料,由形成部門進行整理、編輯,填寫移交目錄后向檔案室歸檔。照片在歸檔時,連同相應的底片一起歸檔,并附簡要的文字說明(包括時間、地點、事由、人物及職務、背景及攝影者);錄音、錄像、芯片、光盤歸檔也須簡要說明該盤()的內容、講話人姓名、職務、錄制日期、錄制人和放映時長等;

    4、用數碼相機拍攝的重要照片,應發E-mail或刻錄成光盤(可擦洗的)到綜合檔案室,由聲像檔案管理人員進行挑選,待確定內容后,再由攝影部門或攝影者沖洗歸檔(要求同上)。         

    5、聲像材料制作形成的費用,待材料移交到綜合檔案室并經簽字認可后,財務部門方能給予報銷。

    第八條  聲像檔案的歸檔時間

    1、各院()畢業生合影9(照片、底片、名單并過塑)的照片于七月中旬前移交。各院()所形成的重大活動照片,可在此活動結束后隨時向綜合檔案室移交。

    2、行政各部門、直屬單位均為立卷單位,應將形成的聲像材料隨時移交歸檔,但最遲不得超過次年一月底。

    3、電教中心攝錄形成的學校重大活動的聲像材料,應在活動結束后3個月內向綜合檔案室移交歸檔。外購或復制的聲像材料,次年六月底前向檔案室送交一份目錄,以便檔案室了解情況,便于提供利用。

    第九條  聲像檔案歸檔時,由移交單位填寫移交目錄清單,一式兩份,交接雙方根據移交目錄清點核對,并履行簽字手續。

     

    第三章  聲像檔案的立卷原則與整理

    第十條  聲像檔案的立卷原則:應以有利于保持聲像檔案的有機聯系,便于保管和利用為原則,根據聲像檔案的內容、特點、不同類型的載體,編制檔號的二級類目(載體)代號(代碼)。聲像檔案檔號=年度號+聲像檔案分類號+保管單位號。年度號用聲像檔案形成的自然年度,聲像檔案分類代號見附件2。

    第十一條  立卷方法:

    1、照片一般按年代--專題(內容)組卷。照片檔案由底片、照片和文字說明材料組成,有專題材料的注明參見號。

    2、錄像帶檔案原則一卷()為一個保管單位。

    3、錄音、光盤、芯片等可由若干()組成一個保管單位。分別進行整理,按年代、內容、盤順序排列,按盤編案卷目錄。一盤多作者或多內容的,應編制卷內目錄。

    第十二條  歸檔材料的整理

    ()聲像檔案應加以必要的文字說明,并與檔案載體一同放在聲像檔案保管單位內。

    1、照片檔案應簡要說明事由、時間、地點、人物、攝影者。

    2、錄像帶檔案盒上,要標注檔號、片名。錄制部門、地點、放映時長、攝制日期、密級等。

    3、光盤、芯片等應注明存儲文件的內容、運行的軟件、硬件環境、版本號等。

    4、錄音帶檔案盒上,要標注檔號、講話人姓名、職務、題名、錄制時間、講話時長等。

    ()一個保管單位內裝有若干盒()聲像檔案的,應填寫卷內目錄。

    ()聲像檔案應裝入具有一定硬度的特制盒套內,其封面與一般檔案卷、盒一樣,分別填寫檔號、題號、責任者(錄制單位或個人)、錄制時間、密級、保管期限。

     

    第四章  聲像檔案的保售

    第十三條  為方便查閱檔案,編制各種分類目錄和專題目錄,按不同種類、載體和編目順序分別專柜存放。

    第十四條  按照不同類型、不同規格聲像載體分別編制的檔號排架。

    第十五條  聲像檔案的庫房和裝具要做到防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防潮、防有害氣體。保存照片的庫房溫度控制在15度一25度,相對濕度55%-65%。其它聲像檔案庫房,應做到恒溫、恒濕、清潔,溫度宜18-24度,相對濕度3545%。

    第十六條  照片冊、錄音、錄像帶應立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁帶盒與盒的間距不小于 3mm;存放磁盤應放在防磁柜中。

    l、定期檢查聲像檔案保管情況。對長期保存且不常用的錄音帶、錄像帶,應每隔半年重繞一次。對使用比較頻繁和已受損的錄音帶、錄像帶,要及時進行技術處理和復制。照片檔案如發現有變質、變形等現象應及時采取措施加以補救。

    2、歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自抽出,清洗、消磁和涂改。

    3、銷毀聲像檔案應經過檔案鑒定委員會鑒定,報經主管領導審批,并在案卷目錄中注銷。具體按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。在銷毀方式上,應注意按不同載體聲像材料的性能,采用不同的銷毀方式,如洗掉、去磁等。

    4、建立健全聲像檔案統計制度。按《高等學校檔案部門業務建設規范》第八個五年計劃10條執行。

     

    第五章  聲像檔案的利用

    第十七條  建立聲像檔案借閱、利用制度,嚴格審批手續。原版聲像檔案一般不得外借。

    1、配備必要的錄音、錄像、放像設備,編制必要的聲像目錄、卡片等檢索工具,為利用者查找、閱覽聲像檔案創造條件。

    2、配合學校的中心工作,利用聲像檔案舉辦校史展、報告會,編制綜合性或專題性畫冊,主動為學校各項工作提供服務。

    3、聲像檔案在保管和利用過程中,如發現有損毀、倒賣、私帶出境等違反法律行為,應按《中華人民共和國檔案法》執行。

     

    第六章  附則

    第十八條  本辦法由綜合檔案室負責解釋,自發布之日起施行。

     

     

    附件1

    歸檔范圍和保管期限表

    類別

    序號

    類目名稱

    保管期限

    黨政活動類

    1

    校主持召開的各種會議的聲像材料。如:歷屆黨代會、教代會、團代會、學代會以及黨政部門召開的重大會議。包括:開幕、閉幕場面、領導講話、代表發言、會議情況。

    永久

    2

    校慶、歷屆教師節、重大紀念日、英模報告會等重要聲像材料。

    永久

    3

    省級以上黨政領導和社會知名人士來?;顒樱òㄒ暡?、座談等)和題字(詞)的聲像材料。

    永久

    4

    建校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學活動、科研等項活動的聲像材料。

    永久

    5

    校內民主黨派的重大活動聲像材料

    永久

    6

    國內有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。

    永久

    7

    港澳臺同胞、歸國華僑及校內少數民族的重要活動。

    永久

    8

    本校授予校外人員名譽職務、稱號的聲像材料。

    永久

    9

    其它有重要意義活動形成的聲像材料。

    永久

    教學活動類

     

    1

    迎新、開學及畢業典禮,領導、來賓講話,師生代表發言等活動場面的聲像材料。

    永久

    2

    歷屆畢業生(??粕?、本科生、碩士生、博士生)的畢業合影照片。

    永久

    3

    知名教授、專家和在學術上造詣較深的中老年教師講課,學生聽課、研究生論文答辯、實驗、電化教學等的聲像材料。

    永久

    4

    師生實習、社會實踐等各項活動的聲像材料。

    永久

    5

    評優評獎大會場面的材料。

    永久

    6

    有關實習、軍訓、社會調查、參加各種競賽活動的場面材料。

    永久

    7

    歷屆運動會開幕、閉幕式,領導講話、運動員比賽場面的聲像材料。

    永久

    科研活動類

    1

    重大、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。

    永久

    2

    科研成果評選及頒獎儀式的場面聲像材料。

    永久

    3

    由本校發起并組織的全國性、省級學術活動。本校學術年會(科技報告會)包括:大會開幕、閉幕式,大會發言、著名學者報告等聲像材料。

    永久

    4

    著名專家來校作學術報告的聲像材料。

    永久

    5

    科研成果投入生產后所形成的社會效益、經濟效益、成果應用情況等的聲像材料。

    永久

    6

    由學校組織或代表學校參加展覽會的版面及展品照片,展覽會期間洽談業務場景的聲像材料。

    永久

    基本建設類

    1

    重大自然災害、重大事件所造成的破壞性現場照片。

    永久

    2

    校園風光、鳥瞰圖、校門、校標等方面的照片。

    永久

    3

    學校的教學實驗樓、行政服務樓、教工住宅樓、學生宿舍樓等的照片。

     

    外事活動類

    1

    國外友好人士及各種代表團來校參觀訪問的聲像材料。

    永久

    2

    與國外學校、團體簽訂協議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。

    永久

    3

    外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。

    永久

    4

    外籍教師在校講學、工作的聲像材料。

    永久

    5

    在我校召開的國際學術會議場面的聲像材料。

      永久

    6

    本校派出國外進行友好訪問、考察、講學、科學研究、進修、留學所獲得的聲像材料。

     永久

    產品設

    備類

    1

    研制、試制、生產的產品樣照片。

     永久

    2

    產品使用情況的場面聲像材料。

     永久

    獲獎類

    1

    教學活動獲得的省級獎狀及獎品照片。

    永久

    2

    科研項目成果獎狀、獎品及專利證書照片。

    永久

    3

    學校產品獲獎的獎狀照片。

    永久

    4

    各類活動中被評為省級先進集體、文明單位等獎狀及獎品照片。

    永久

    5

    獲省級以上勞動模范、先進個人證書、獎章及獎品等照片。

    永久

    人物類

    1

    歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。

    永久

    2

    博士生導師等名人的全部聲像材料。

    永久

    3

    國內外知名校友返?;顒?、捐贈儀式等的聲像材料。

    永久

                                          

    附件2

    二級類目代號簡表

              SX                          代碼

    12       照片

    13       光盤                     RG

    14       磁盤                     RP

    15       錄音帶                   A

    16       錄像帶                   V

    17       幻燈片                   L

    18       縮微膠片                 M

    19       影視膠片                 F

     

     

     

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